仕事

【働き方改革】外出や出張にどのくらい時間を費やしているか考えてみる

はじめに

仕事で外出や出張が多くて、仕事がはかどってないんじゃないですか?

営業職の方は、仕方ないかも知れない。

それでも、外出や出張は、必要最小限にとどめた方がいいです。

私も外出や泊りがけの出張が多く、デスクワークが思うように進まず、移動中に仕事をすすめようとしたり、残業して何とかこなしていました。

そのうち、外出についての働き方を意識するようになり、効率よく業務をこなせるようになりました。

私が実施した改善方法を説明します

外出や出張が多い方は最後まで読んでみてください。

まずはデメリットを考えてみる

外出や出張は、直接対面してコミュニケーションが取れるため、メリットもあります。

しかしながらデメリットもあります。

まずは外出や出張のデメリットをあげるとすれば以下のようなものがあります。

  • デスクワークが進まない
  • 体力的に疲労しやすいので達成感がある
  • 時間がかかる。無駄な時間が多い。

一つずつ説明します。

デスクワークが進まない

デスクワークがもっとも進めやすいのはやっぱり社内です。

「カフェでも進められる」

「移動中の新幹線の中や飛行機に乗っている間に進められる」

という方もいるでしょう。

でも社内で作業するより効率は良くないし、個人情報や社外秘の作業をする場合は、
公の場で作業するのはよくないでしょう。

たまに、電車の中でPCを使って仕事をしている方もいますが、両隣がいるのにノートPCを広げると迷惑になるし、何よりPC画面が隣の人から丸見えの状態で大丈夫なのかぁと思ってしまいます。

体力的に疲労しやすいので達成感がある

客先と打ち合わせをするために外出や出張する際、乗り物に乗ったり、歩いたり、運転したり意外と体力を使うことが多いです。

そのため、その疲労感から仕事が充実したと勘違いしがちです。

でも実際は、時間に対して業務の進捗が遅いです。

時間がかかる。無駄な時間が多い。

外出や出張では、移動時間はもちろん、待ち時間、準備時間を含めると多くの時間を費やしてしまいます

対策・改善策を考えよう

問題点が分かったところで、改善策を考えましょう。

改善策を考えるポイントは「業務改善の3原則」

①無くす ②減らす ③変える です。

似たようなもので、「ECRS(イクルス)の原則」というのもあるので、興味ある方は調べてみてください。

具体例として挙げるとすれば以下のようなものがあります。

  • 必要な外出か見極める
  • 近場はなるべくまとめて済ませる
  • リモートを利用する
  • 打ち合わせ場所を変更する

必要な外出か見極める

初めからすべての外出をなくすのは無理でしょう。

まずは、本当にその外出が必要か考えてみましょう。現地調査、重要契約、重要な会議、初めて対面する場合は外出してもいいかもしれませんね。

近場はなるべくまとめて済ませる

外出する場合は、なるべく近場はまとめて済ませましょう。

移動時間を減らせる効果があります。

営業職の人は特に営業ルートを見直すことで、外出の数を減らせることがあります。

リモートを利用する

外出をやめて、電話やリモートでよいか提案してみましょう。

電話やリモートミーティングに変更できれば、外出しなくて済むので、移動時間が無くなります。

言い出しにくいと思う方もいるかもしれませんが、意外と相手もそう思っている方もいます。

私も初めは言い出しにくいことがありましたが、提案してみたら前々からそうしたいと思っていたので、助かったといわれることも多かったです。

今は新型コロナウイルスの影響もあるので、提案しても違和感が無いでしょう。

打ち合わせ場所を変更する

どうしても対面が必要な場合は、場所を変えるのも有りでしょう。

お互いが移動しやすい場所にしてみたり、会社に来てもらったりしてもいいかもしれません。

移動時間を減らせることができます。

さいごに

外出や出張を最小限にした方がいい理由と対策を書きました。

仕事によってできることやできないことがあるかもしれません。

まずは、意識して、自分なりに考えてみましょう。

移動等の無駄な時間を最小限にし、仕事の効率化、最適化を実行して、スマートな仕事をしましょう!

おわりー

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